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10 méthodes pour rédiger une To do list efficace

Temps de lecture : 11 minutes
Rédiger la To do list efficace

Avez-vous déjà rencontré des personnes pour qui la planification et les To do list en particulier sont une passion ? Non ? Eh bien, je me présente Nouna Delphine, online business manager ; passions : planification et To do list. Je pense honnêtement que je pourrai passer des heures et même des journées entières, à simplement planifier et organiser des emplois du temps, des projets. Et ça tombe bien parce qu’essayer de vous inculquer les bonnes méthodes dans ce domaine fait partie intégrante de mon métier . Parlons aujourd’hui To do list. Et commençons par le commencement.

Pourquoi avez-vous besoin d’une To do list ?

Une liste de choses à faire, pour le dire simplement, est un de ces outils ou méthodes qui vous permettra de mieux organiser vos journées mais aussi vos projets. Si vous êtes du genre à travailler sans véritable but dans la journée, à juste avancer, si vous êtes cette personne qui se demande toujours quoi faire ensuite, cet outil est fait pour vous.

Une to do list permet de poser sur papier le milliard de choses qui nous traversent l’esprit. Vous ne pouvez pas toujours penser à tout. Vous ne pouvez pas être partout et nulle part à la fois. Le but premier de la To do list est de décharger votre cerveau. Vous savez, cette charge mentale qui vous pèse sur les épaules, ce flot de pensées que vous ne pouvez arrêter, dès le réveil. Si vous prenez le temps de poser toutes ces choses par écrit, non seulement vous déchargez votre esprit, mais en plus vous avez une vision plus claire de ce que vous avez à faire et de ce l’objectif que vous souhaitez atteindre.

Personnellement, je ne pourrai pas vivre sans liste, ma personnalité anxieuse avec le cerveau toujours en ébullition, se perdra dans les méandres de ses pensées et idées. Pire, je perdrai rapidement la motivation de faire plus. Car oui, l’autre avantage de cet outil, c’est de vous aider à rester motivé tout au long de la journée, ou de la semaine, ou sur tel ou tel projet.

Zen avec un To do list bien rédigée

Une To do list c’est également réussir à faire les bonnes choses au bon moment et de la meilleure des façons. C’est avoir une vision plus claire du temps que nous avons devant nous et du temps que nous pouvons dépenser ou non sur telle ou telle tâche. C’est aussi arriver à jauger si l’on a l’énergie nécessaire pour boucler notre to do du jour ou si certaines tâches doivent être reportées à un moment moment de la journée voire un autre jour de la semaine. Sur la gestion de son énergie au travail aka le chronotype, je vous renvoie vers cet article écrit à 4 mais, avec ma partenaire de responsabilité.

Mais rédiger une To do list, c’est tout un art. Oui je dis bien rédiger, car il s’agit d’un véritable acte conscient. Redonnons ses lettres de noblesse à la To do list consciente. Il ne s’agit pas de noter ça et là les choses qui nous passent par la tête. Il s’agit aussi d’organiser, de prioriser les éléments de cette liste. C’est de cette façon que vous en retirerez tout le bénéfice. On pourrait consacrer un article entier à la psychologie derrière les To do list mais contentons-nous aujourd’hui de faire un focus sur différentes façons de rédiger une To do list.

Les To do list les plus connues

Je vous en liste ici 6 mais cette liste est très loin d’être exhaustive. Le plus important ici étant de vous attarder sur celles qui vous parlent le plus, la tester, et voir si elle vous convient. Si non, passez à une autre méthode. C’est de cette façon que vous arriverez à trouver la méthode qui vous correspond et surtout qui vous rend plus productif.

1. La “No list”

Je suis partisane de la To do list parce qu’elle fonctionne pour moi. En plus, elle s’insère très bien dans mes méthodes de travail. Mais ce n’est peut être pas votre cas. Il y a toute une école contre les To do list (Les No To do ou les Don’t , appelez les comme vous voulez). Pour eux, ces listes ne servent qu’à augmenter votre frustration lorsque vous ne les terminez pas. Et qui dit frustration dit démotivation, qui dit démotivation dit échec. Ces arguments tiennent tout à fait la route.

Une des manières d’y remédier est d’utiliser son calendrier digital pour planifier sa journée. Google calendar par exemple. En fait il s’agit d’utiliser la méthode du time blocking. Cette méthode consiste à définir des plages horaires, les blocs, et y assigner différentes tâches. Cela demande au préalable de savoir évaluer le temps que vous prendra une tâche. Ainsi vous savez par exemple que pour écrire un article de blog vous avez besoin de 2h. Vous pourrez alors bloquer dans votre calendrier, le créneau de 10h à midi par exemple pour cet article.

Avantage #1 : avec cette méthode, vous prenez le temps de remplir votre calendrier au préalable, en vous laissant aussi du temps pour vos pauses, vos moments à vous ainsi que pour les obligations personnelles. Elle est parfaite du coup pour les mompreneurs qui ont besoin de pouvoir caser plusieurs vies dans une journée.

Inconvénient #1 : par contre vous avez en face de vous un calendrier figé. Et pas la possibilité, comme sur une liste manuscrite, de cocher ou barrer ce qui a déjà été fait. On sait pourtant que pour certaines personnes, le simple fait de cocher une tâche produit une certaine excitation, de la dopamine, indispensable pour rester motivé par la suite.

2. La MIT (Most important task / La tâche la plus importante)

Notre cerveau est très souvent embrouillé par le milliard de choses que l’on a à penser. Même en arrivant à tout lister sur une feuille, il peut être difficile de déterminer par où commencer. Je m’adresse ici à toutes ces personnes qui ont plus de 10 éléments sur leur liste et qui, une fois le cerveau vidé, se demandent de quoi sera fait le dîner . Il y a tellement de choses à terminer que votre cerveau passe en mode position foetale “je procrastine, je ne vais pas y arriver, je préfère faire autre chose”. Je disais plus haut que l’un des objectifs était d’arriver à prioriser les choses et les organiser. C’est à cela que va nous servir cette méthode, à prioriser.

Le but ici est de choisir une tâche sur laquelle se concentrer. Pour définir cette tâche, la plus importante, il vous faut vous poser cette question : “pour que je considère cette journée comme productive, quelle est la tâche, THE task, que je dois accomplir ?”. Pour optimiser les bienfaits de cette méthode, il faut que votre tâche soit liée à un objectif plus grand. Il peut s’agir de votre objectif par rapport à un projet, que vous aviez défini en amont.

Avantage #1 : Focus. Vous restez focus sur une tâche vraiment importante et vous l’accomplissez avec en ligne de mire, la satisfaction d’avoir fait un pas de plus vers votre plus grand objectif. Généralement cette tâche est aussi gourmande en temps.

Inconvénient #1 : vous ne pouvez pas appliquer ce genre de méthode pendant une période de rush, vous auriez plutôt l’impression de n’avoir rien fait. Ce n’est pas le but.

3. La méthode du post-it

Celle-ci rejoint la précédente. Le but premier étant de rester focus sur une seule et unique tâche à la fois. Elles sont différentes dans ce sens que vous avez quand même ici une to do list à proximité. Vous rédigez en fait votre To do list et sans tergiversez trop longtemps, vous choisissez une tâche, celle qui vous parait importante ou urgente, ou simplement celle par laquelle vous souhaitez commencer. Vous la notez sur un post it et cachez le reste de la liste. Devant vous, vous n’avez que le post it en visu. Et donc une seule tâche à accomplir. De cette façon vous restez concentré sur celle-ci jusqu’à la réaliser entièrement. Cette méthode est idéale pour les personnes qui sont facilement déconcentrées.

Avantage #1 : Vous êtes dédié et dévoué à cette seule tâche. Vous trompez en quelques sortes votre cerveau qui a l’impression de ne pas se sentir submergé par une liste trop longue. De plus, lorsque vous revenez sur votre liste de base, vous pouvez cocher ou barrer la tâche réalisée et jeter le post it. Qui n’aime pas ce sentiment de satisfaction, au moment on l’on froisse et jette un post it à la poubelle ?!

Inconvénient #1 : si vous avez l’habitude d’être multitâche ou que vous avez du mal à lâcher prise de façon générale, cette méthode peut vous décontenancer. Elle vous demandera en tous cas beaucoup plus de discipline qu’une autre personne.

Une ou plusieurs To do list ?

4. Les 3 To do lists

Dans son article, “Taming the Epic To-Do list“, Allison Rimm, coach en planification stratégique, indique qu’une seule To do list n’est pas suffisante pour nos vies si remplies. Sur nos listes, toutes les tâches sont mélangées, qu’elles soient urgentes, importantes ou insignifiantes. Nous sommes déboussolées par le fait d’avoir beaucoup de tâches à faire mais nous arriverons difficilement à prioriser si nous mettons tout sur la même liste.

Elle préconise ainsi de réaliser plutôt 3 listes :

Une fois déterminées, commencez par la liste 2. Planifiez ces tâches dans votre calendrier. Prenez ensuite la liste 1 et planifiez les dans le calendrier en y assignant des dates. De cette façon, vous effectuez vos tâches par priorité. Et apprenez à mieux gérer votre emploi du temps. La liste 3 devrait vous procurer une sorte de soulagement, car au fond de vous, vous savez que vous n’aurez pas réalisé ces tâches, non?!

On peut rapprocher cette méthode de la matrice d’Eisenhower, que l’on appelle encore matrice de priorité. C’est un peu comme si on priorisait d’abord ses tâches avec cette matrice, avant de les lister.

Avantage #1 : cette méthode vous aide à gérer tout stress et surmenage lié à ce que vous avez à faire, et à rester organisé. Ells est idéale pour les personnes qui n’ont aucun mal à rester concentré sur ce qu’ils ont à faire, qui n’ont pas besoin d’un système de soutien pour ça.

Inconvénient #1 : le simple fait de devoir réfléchir à ces 3 listes peut être stressant pour certains. On y passe du temps. Même si on peut considérer que passer du temps sur ces listes, nous en fera gagner ensuite. Dans tous les cas cette étape pourtant indispensable ici, peut être de fait démotivante.

Citation du jour 🙂

5. La To Do list basée sur l’énergie

Je reviens aux chonotypes et à l’importance de se connaitre et de connaitre ses pics d’énergie dans la journée. Nos To do list sont souvent très optimistes. Et même lorsque l’on arrive à prioriser, on ne prend pas assez en compte notre motivation ou simplement notre capacité ainsi que notre volonté à travailler à un moment donné.

Cette méthode consiste donc à rédiger 2 listes de choses à faire :

Sur la première liste, vous notez des phrases telles que “Si j’ai assez d’énergie à midi , j’irai marcher 20minutes après le déjeuner”. Cette première liste en effet comprend des éléments sur lesquels vous réfléchissez longtemps ou procrastinez. Pendant que sur la seconde, on retrouve des éléments un peu plus automatiques voire répétitifs, comme faire du tri dans sa boite de réception, ranger son bureau, répondre à un mail.

Avantage #1 : Vous agissez en pleine conscience ; vous ne faites que ce que vous vous sentez capable de faire et prenez du plaisir à le faire et à le terminer. Elle peut convenir cette méthode, de façon temporaire, à des personnes qui ont besoin de ralentir un peu la cadence.

Inconvénient #1 : Il est quand même important de faire un premier tri des tâches importantes en amont. On évite ainsi de les oublier et ne pas seulement se concentrer que sur des petites tâches “plaisir”.

6. La 1-3-5 list

C’est peut être ma préférée, en tous cas celle que j’utilise le plus. Elle est un savant mélange de priorisation et de time management. Elle consiste à composer sa To do list en la segmentant en 3 parties :

Avantage #1 : en ajoutant ici le facteur temps, vous arrivez en plus à vous jauger, à quelque part, mesurer plus facilement votre productivité. De plus vous anticipez aussi aisément la gestion de votre emploi du temps. Vous savez déjà combien de temps prennent certaines de vos tâches récurrentes.

Inconvénient #1 : un peu comme la méthode avec les 3 listes, sa mise en oeuvre demande réflexion et donc du temps en amont. Mais vous connaissez maintenant mon refrain “Qui prend son temps, n’en manque jamais” !

Autres types de To do list

Prioriser et planifier, voilà les objectifs de la to do list

Je pourrai passer des heures à décortiquer pour vous les différentes méthodes pour rédiger ces listes. Il y en a tellement. Je m’arrête aux 6 précédentes pour les plus connues mais vous en présente rapidement quelques unes en plus, qui méritent d’être au moins évoquées.

7. La “Could do list”

Sam Bennett, auteur de “Get It Done: From Procrastination to Creative Genius in 15 Minutes a Day” insiste sur la charge mentale que peut être l’écriture d’une To do list. Au lieu donc de se focaliser sur cette liste oppressante, pourquoi ne pas changer son mindset et réaliser une liste de choses que l’on aimerait faire.

Dans un tableau, l’auteur suggère de prévoir une colonne pour énoncer la tâche, une autre pour le temps (combien de temps nous prendra cette tâche à réaliser?), une colonne pour le temps en plus que l’on avait pas prévu, une colonne pour accorder une note sur 10 à notre enthousiasme à réaliser cette tâche, et une dernière colonne pour le retour sur investissement, une note sur 10 également. En élaborant ce tableau, et avec ces différents éléments, vous serez à même de prioriser vos tâches.

8. La To do dessinée

C’est bien connu, une image vaut mille mots . Il est quelques fois difficile de mettre par écrit ses différentes tâches. Et oui pour certaines personnes ce n’est pas si simple de vider son cerveau. Dans ce cas, prenez un stylo ou un crayon et passez en mode doodle. J’ai bien dit doodle et pas dessin de mode. Les doodles ce sont ces petits dessins que l’on fait un peu par automatisme quand on est au téléphone. Avouez, vous le faites aussi

Pas besoin d’être Picasso donc, l’idée est d’imager toutes vos tâches, un peu comme un brainstorming. D’une pierre deux coups, vous faites travailler votre imagination et votre créativité, tout en étant productif.

9. The Ivy Lee method

Certainement la plus ancienne des méthodes. Mister Lee a mis en place et dispensé sa méthode, alors qu’il était consultant en productivité, dans les années 20. Sa méthode est simple mais aussi très précise. La voici :

Je vous l’avais dit, elle est plutôt simple à mettre en oeuvre. Et même si à première vue, vous pouvez vous dire que vous n’arriverez jamais à terminer tout ce que vous pensiez faire, laissez moi vous dire primo, de tester d’abord, secundo, que vous arriverez à finalement mettre en place une habitude. Et ça aussi on le sait, les habitudes constituent 80% de notre vie, et du succès de nos activités.

10. La “Done list”

Tout au contraire de la To do list, la Done list consiste à écrire tout ce que nous avons déjà accompli. Le gros avantage de cette raison, c’est la motivation. Plus cette liste se remplit, plus vous avez réalisé de choses. Autant la To do list peut vous stresser quand vous regardez tout ce qui vous reste encore à faire, la Done list vous encourage à faire plus et vous rend fier de ce que vous avez réalisé. Vous pouvez très vite être pris au jeu de remplir votre Done list avec un maximum d’éléments. Attention du coup à ne pas en faire trop et vous perdre dans la surenchère. Les burnout se sont jamais très loin.

Pour terminer, je rappelle qu’il s’agit ici de différentes méthodes pour différentes personnes. Je ne le dirai jamais assez, se connaitre est une chose indispensable de façon générale mais quand on est indépendant en particulier. Beaucoup de choses partent de là et s’expliquent, se mettent en place à partir de vous et votre personnalité. Testez ces méthodes, une à la fois, et trouvez celle qui vous convient le mieux. Puis implémentez-là et faites en une habitude gagnante.

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