Assistante virtuelle ou Online Business Manager ?

Thé ou café ? Comment choisir ? Dans les deux cas, vous profitez d’une boisson chaude, réconfortante qui booste votre énergie. Cependant, leur fonctionnement diffère : l’un a un effet rapide et bref là où l’autre diffuse son effet énergisant lentement pour une plus longue durée. C’est cette même subtilité qui distingue une assistante virtuelle d’un online business manager ! 

Souvent confondus, ces deux métiers sont relativement nouveaux dans la sphère du marketing digital. Vous seul connaissez votre entreprise au point de savoir quel profil peut contribuer au mieux à son évolution. Ici, je vous donne les clés pour choisir le type d’assistant virtuel adapté à vos besoins. Comment trouver une assistante virtuelle indépendante ? Ces métiers sont-ils réservés aux entreprises en ligne ? Mille questions émergent autour des métiers d’assistante virtuelle et online business manager. J’y réponds dans cet article.

Pourquoi faire appel à une assistante virtuelle ou à un online business manager ?

Vous sentez-vous souvent débordé ? Aimeriez-vous que vos journées comportent trois ou quatre heures de plus pour checker toutes les cases de votre to-do list ? Pensez-vous que les tâches administratives, la gestion de vos réseaux sociaux ou encore le management de vos équipes occupent une trop grande partie de vos semaines de travail ? 

Si vous avez répondu “oui” à au moins une de ces questions, vous pouvez d’ores et déjà commencer à chercher une assistante virtuelle ou un online business manager ! 

Si vous avez répondu “oui” à au moins une de ces questions, vous pouvez d’ores et déjà commencer à chercher une assistante virtuelle ou un online business manager ! 

Comptabilité, coordination des équipes, animation d’un site web et des réseaux sociaux, mise en place de plannings, suivi de présence des collaborateurs, relation avec les sous-traitants, archivage et organisation de vos e-mails… Toutes ces tâches dont vous avez la responsabilité sont nécessaires mais extrêmement chronophages. J’ai bien cherché et même si - comme la majorité des entrepreneurs -  vous en rêvez probablement, il n’est pas possible de se dédoubler… Heureusement, il existe des solutions bien plus réalistes pour gagner en temps et en productivité.

Une VA (Virtual Assistant) est plus qu’une assistante, c’est un prolongement de vous-même. En connaissance de votre entreprise et de ce qui la rend unique, elle développe un ensemble de solutions pour fluidifier et alléger votre quotidien. En travaillant avec une VA, vous vous faites un cadeau inestimable : du temps. 

Quel est le statut d’une assistante virtuelle ou d’un OBM ?

Les assistantes virtuelles et online business managers sont des travailleurs indépendants. En France, ce statut communément qualifié de “freelance” ou “profession libérale” est placé sous le régime du micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur). Il est possible de faire évoluer ce statut vers une entreprise individuelle si le plafond de revenu annuel autorisé est atteint. 

Vous pouvez signer un contrat avec votre VA afin de sécuriser votre collaboration.  Le mode de rémunération est à définir, à l’heure ou suivant un forfait. Ce statut indépendant est avantageux économiquement. Vous payez uniquement pour le travail effectué, sans charges supplémentaires. Votre online business manager ou assistante virtuelle édite des factures qui vous sont communiquées au rythme que vous avez défini ensemble, avant de démarrer votre collaboration.

Assistante virtuelle : une aide réservée aux business en ligne ?

On pense souvent qu’un online business manager ou une assistante virtuelle sont réservés aux business en ligne. Pas du tout ! Toutes les entreprises, de toutes tailles et dans tous les domaines, peuvent bénéficier des services d’une assistante virtuelle ou d’un OBM. La dimension “virtuelle” de ce métier réside dans le fait qu’il s’agit d’une relation professionnelle menée à distance. Peu importe si votre assistante ou manager vit à cinq mètres ou cinq cent kilomètres de chez vous, ce qui compte, c’est d’installer une communication efficace entre vous.

À ce stade de votre lecture, vous êtes probablement convaincu de l’utilité d’un manager ou assistant virtuel pour booster la productivité de votre entreprise. La prochaine étape : distinguer ces deux profils pour choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins. 

Penchons-nous en premier lieu sur le métier d’assistante virtuelle.

C’est quoi une assistante virtuelle ? 

« Non, je ne suis pas en charge du cyber-café »

L’assistante virtuelle administrative

S’il ne fallait qu’un seul mot pour résumer le métier de VA (Virtual Assistant), ce serait : aide. L’assistante virtuelle est un véritable soutien au quotidien et pourtant, elle travaille à distance ! Axée sur l’opérationnel, elle répond à une demande claire, nette et précise. Une assistante virtuelle indépendante est un atout pour un entrepreneur car elle l’aide à économiser la seule ressource qu’il ne peut produire à volonté : le temps ! Elle se charge des tâches administratives quotidiennes, dégageant ainsi du temps au chef d’entreprise. Voici quelques missions qui peuvent êtres gérées au quotidien par une assistante virtuelle :

• Prise de rendez-vous

• Organisation de la boîte mail

• Archivage des dossiers en ligne

• Mise en place du planning

• SAV

• Rédaction de courriers

J’ai moi-même commencé en tant qu’assistante virtuelle avant d’évoluer vers le métier d’OBM (Online Business Manager). VA est souvent une porte d’entrée vers les métiers de la gestion de projet digitale, en freelance. Il n’est pas rare qu’une assistante virtuelle évolue naturellement vers un poste de manager de projet, au fur et à mesure que la collaboration progresse. Confiance, savoir-faire, maîtrise des process, connaissance approfondie de votre entreprise, une assistante virtuelle peut très vite s’avérer indispensable au bon équilibre de votre business !

L’assistante virtuelle marketing

Plus orientée vers les réseaux sociaux et le webmarketing en général, l’assistante virtuelle marketing se rapproche d’un community manager, la disponibilité en plus ! Car l’un des avantages du statut de freelance, c’est une prise en charge autonome de certains aspects de votre activité. En d’autres termes, vous sous-traitez. Une fois la “commande” passée, vous pouvez vous concentrer sur autre chose, l’assistante fait son travail, en indépendant. Cette culture du résultat, privilégiant l’efficacité et le pragmatisme, est tout droit venue des USA. Elle est de plus en plus prisée par les entreprises françaises qui évoluent aujourd’hui dans un monde digital où tout s’accélère. 

Plus qu’une assistante administrative, votre VA spécialisée possède des compétences solides en stratégie digitale, animation de réseaux sociaux, webdesign, SEO ou encore en rédaction de contenu. 

Dès mon lancement en tant qu’assistante virtuelle, il y a quelques années, j’ai mis en avant mes compétences en graphisme, stratégie webmarketing et gestion opérationnelle. J’ai ainsi diversifié mes services pour créer mon métier idéal alliant gestion opérationnelle et webmarketing. C’est un élément à garder en tête lorsque vous devez choisir une assistante virtuelle : chaque profil est unique. 

En tant qu’assistante virtuelle orientée marketing, j’ai été amenée à prendre en charge les missions suivantes :

• Stratégie content marketing Instagram

• Planning éditorial Instagram

• Community management Instagram

• Création et configuration compte pro Pinterest

• Stratégie content marketing Pinterest

• Community management Pinterest

• Création de contenus

• Création de visuels (optimisés pour Pinterest)

Vous ne pensiez pas qu’une assistante virtuelle pouvait faire tout cela ? Laissez-moi vous parler du métier d’Online Business Manager.

Vous ne pensiez pas qu’une assistante virtuelle pouvait faire tout cela ? Laissez-moi vous parler du métier d’Online Business Manager.

Online Business Manager : bras droit ou manager ?

Les deux ! Un OBM est aux métiers du digital ce que la couture sur mesure est au secteur de l’habillement. Sa grande capacité d’adaptation, sa réactivité et son expertise en management de projet en font un véritable bras-droit, capable de vous seconder dans de nombreux domaines de votre activité.

Tout comme l’assistante virtuelle, l’Online Business Manager travaille à distance. Il connaît votre entreprise sur le bout des doigts et sait identifier vos besoins. Mais contrairement à l’assistante virtuelle, il ne réalise pas lui-même l’ensemble de ces missions, il les supervise. 

L'online business manager, dans le cas où il arrive seul pour organiser le business d'un entrepreneur, peut mettre la main à la pâte le temps de constituer une équipe. Et c'est même exécutant lui-même certaines missions qu'il saura mieux encadrer sa future équipe. Mais ces tâches opérationnelles ne sont pas ce pour quoi on l'embauche. Son rôle ? Devenir le manager de vos équipes afin qu’elles fonctionnent à un niveau optimal. Atout indéniable pour augmenter la productivité, le management de projet n’a aucun secret pour lui.

Coordinateur, manager, il est également le visionnaire dont vous avez besoin pour faire évoluer votre entreprise. Son approche varie en fonction de vos besoins et de votre secteur d’activité, mais le cœur de son métier reste identique : se projeter à moyen et long terme pour fixer des objectifs à vos équipes.

Vous avez déjà envie de chercher “Comment trouver un online business manager ?” sur Google ? Laissez-moi vous en dire plus sur le champ d’action de ce formidable bras-droit virtuel.

Management d’équipe

Vous avez pris le temps de former une équipe solide qui contribue chaque jour à faire progresser votre entreprise. Vous avez peut-être même engagé une ou plusieurs assistantes virtuelles. Seulement, vous passez énormément de temps à tenter de coordonner les actions de chacun. Confiez le pilotage et l’encadrement de vos équipes à un online business manager. Son rôle de référent auprès de vos collaborateurs l’amène à gérer les demandes et besoins de chacun tout en assurant une coopération optimale.

Management de projet

Cette année, vous avez prévu une refonte totale de votre site internet ou bien vous lancez un tout nouveau service qui nécessite énormément de suivi (nombreux sous-traitant, chantier d’envergure, collaborateurs à former). Un online business manager peut vous seconder et prendre les décisions que vous n’avez pas le temps de prendre en charge. 

Établir un rétro-planning, sélectionner les collaborateurs à affecter à une nouvelle mission, s’assurer que les deadlines sont respectées et que chacun est bien dans sa fonction. Tous ces aspects de la gestion de projet peuvent être supervisés par un online business manager. Pour suivre un projet pris en charge par un OBM, vous n’avez désormais plus qu’un seul interlocuteur. Vous pouvez lui demander des comptes rendus réguliers et intervenir si besoin. Mais tous les petits tracas quotidiens liés à ce nouveau projet ne relèvent plus de votre responsabilité. Soulagez votre charge mentale, en faisant appel à un online business manager pour le suivi de vos projets.

Management opérationnel

Contrairement à une assistante virtuelle, l’OBM ne réalise pas lui-même les tâches quotidiennes, il les supervise. Grand amateur de listes, l’online business manager sait reconnaître les priorités et attribue à chacun des tâches complémentaires afin de rendre la production fluide et rythmée. C’est un peu le chef d’orchestre de votre entreprise. Il ne joue d’aucun instrument mais sait parfaitement à qui les confier et comment les diriger, pour obtenir une musique harmonieuse. 

Oubliez la longue check-list matinale des tâches à effectuer. Confiez-la à un online business manager !

Management des outils de mesure

En management, les outils de mesure sont nombreux. Avez-vous le temps d’effectuer une veille quotidienne et de réfléchir aux solutions qui permettraient d’améliorer vos statistiques ? La réponse est probablement non. En tout cas, pas avec une journée de 24h ! 

Un online business manager étudie vos chiffres, sait utiliser des outils de mesure précis et peut ensuite vous soumettre des solutions pour améliorer certains aspects de votre entreprise. 

Un outil de mesure comme Google Analytics peut vite devenir un casse-tête si l’on ne sait pas comment l’appréhender. Trafic, taux de rebond, nombre d’impressions… Tous ces termes vous dépassent et c’est normal. Votre domaine d’expertise est tout autre et vous n’avez pas réellement besoin d’exceller dans ce domaine. Déléguez cette mission à un online business manager qui saura interpréter ces chiffres. Son rôle sera ensuite de rédiger une liste de tâches à effectuer pour atteindre vos objectifs, puis de les distribuer aux membres de votre équipe. 

Je sais, cela fait rêver ! C’est pourtant bien réel et possible dès à présent, si vous choisissez de faire confiance à un online business manager.

Conclusion

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Conclusion -

Alors, assistante virtuelle ou online business manager ? Je suis moi-même passée du métier d’assistante virtuelle à celui d’online business manager et je ne peux que vous recommander, si vous pouvez vous le permettre, de ne pas faire de choix. Non. Engagez les deux ! Ces métiers ne sont pas opposés mais complémentaires. Appuyé par une assistante compétente, dynamique et réactive, un manager créatif, visionnaire et ambitieux pourra déployer des stratégies bénéfiques à la croissance de votre business. Il se peut que vous ayez déjà fait appel à une assistante virtuelle. Vous collaborez ensemble depuis plusieurs années et vous lui faites entièrement confiance. De son côté, elle est montée en compétence et peut désormais prendre en charge des missions de management plus poussées. Pourquoi ne pas la promouvoir à la fonction d’OBM ? Il existe mille et unes façons de constituer son équipe digitale. Tout commence par vous et l’établissement d’une liste de vos besoins. Vous voyez ? Vous n’êtes qu’à quelques lignes de tracer pour vous un horizon plus serein où vous restez concentré essentiellement sur ce que vous seul êtes capable de faire pour votre entreprise. Mon conseil final : pariez sur l’avenir de votre entreprise, déléguez !