3 astuces pour gagner plus de temps dans une journée

Lorsque l'on est constamment occupé, on peut avoir l'impression qu'il n'y a pas assez d'heures dans une journée. Même si vous parvenez à faire beaucoup de choses dans votre travail, vous avez souvent l'impression de ne pas avoir de temps pour autre chose. Heureusement, il existe de petites astuces que vous pouvez utiliser tout au long de la journée pour gagner du temps et faire de la place pour les activités que vous aimez, qu'il s'agisse d'aller courir tôt le matin ou de passer plus de temps avec votre famille après le travail.

Utiliser une application de suivi du temps

Utilisez une application pour une meilleure gestion de votre temps

Si vous voulez vraiment gérer votre temps, il existe de nombreuses applications qui peuvent vous aider. Certaines d'entre elles suivent le temps que vous passez sur certains types de tâches et vous envoient des notifications si vous y consacrez trop ou trop peu de temps. Cela peut contribuer à la productivité , car cela permet aux gens de voir où ils perdent leur concentration, ce qui est habituellement lié aux distractions.

L'application vous incitera à remplir ce que vous considérez comme vos heures de travail "idéales" ou "cibles" pour chaque tâche, puis vous enverra des alertes lorsque vous dépassez ces paramètres (ou que vus n’y parvenez pas). Par exemple :

• Si je veux écrire un article en une heure et que je passe deux heures à le rédiger...

• Ou si je veux terminer mon épisode de podcast, mais que je me laisse distraire par Facebook...

Ne cherchez pas loin, aujourd’hui Google a développé suffisamment d’outils pour vous aider dans ce sens. Avec google calendar, vous pouvez tracker le temps que vous passez en réunion, le temps que vous passez à telle ou telle tâche avec un reporting hebdomadaire. Si vous êtes plutôt Outlook, Microsoft Viva fonctionne de la même manière. Vous pouvez définir des plages de concentration (avec google aussi), des moments spécifiques pour vos réunions, etc. En fin de semaine le reporting vous dira comment vous avez géré votre temps.  

Une autre façon d’utiliser ces applications est de déterminer le temps que vous passez à chaque tâche, de vous chronométrer, vous noter et ainsi vous améliorez dans la réalisation de la tâche. Avez-vous été distrait.e lors de celle-ci ou non ? Avez-vous pu l’effectuer d’une traite ? La prochaine fois, vous saurez exactement combien de temps vous prends cette tâche. Vous serez ainsi capable de mieux évaluer votre emploi du temps et vos To do list. TOGGL, CLOCKIFY sont des time tracker idéaux pour cela. Et je ne vous parle même pas des fonctions avancées qui, pour un freelance qui travaille à l’heure, peut ainsi permettre de mieux ajuster ses factures.

Faites des pauses plus souvent

S’accorder des pauses le plus souvent possible

Le moyen le plus efficace de donner une pause à votre cerveau est tout simplement de vous lever et de marcher. Essayez de faire une pause de 5 minutes toutes les heures environ, si cela est possible pour vous. Par exemple, si vous travaillez de 9 h à 16 h, essayez de faire une pause de 20 minutes à 10 h et à 14 h (ou aux heures qui vous conviennent le mieux). Ce serait déjà un très bon début.

Et si vous êtes adepte de la méthode Pomodoro, celle-ci est un moyen efficace pour à la fois rester concentré sur ses tâches, mais aussi et surtout prendre l’habitude de faire des pauses. Et apprendre à gérer celles-ci. Petites pauses de 5 minutes et grandes pauses de 15 minutes se mêlent dans cette méthode. Ce que je vous conseille par-dessus-tout, c’est de réfléchir à l’avance à ce que vous ferez pendant votre pause. Établissez une liste des activités possibles : 

• Marcher 10 mn

• S’étirer le dos 5 mn

• Lancer une lessive

• Lire 5 pages d’un livre

• Faire de la méditation

Bref, prévoyez vos pauses autant que vos activités de la journée, pour ne pas vous laissez envahir par des distractions qui vous feraient perdre du temps ( #reseauxsociaux).

J'utilise personnellement l’application Endel qui me propose différents types de musique en fonction de la tâche que j'essaie d'accomplir au cours de la journée (par exemple, préparer le dîner ou être en travail intensif). Parfois, il s'agit d'écouter des compositions de piano classique, alors que d'autres fois, il s'agit d'écouter des morceaux de jazz créés spécialement pour atteindre les niveaux de concentration profonds nécessaires avant de commencer des tâches importantes et qui demandent concentration. Un bon moyen pour ceux à qui cela parlent, de rester focus.

Établissez dès aujourd'hui un agenda pour demain

Planifier sa journée du lendemain pour gagner du temps

• Établissez dès aujourd'hui un agenda pour le lendemain. La planification de votre journée est l'un des moyens les plus efficaces de gagner du temps. Faites une liste au fur et à mesure, et réfléchissez au temps que prendront certaines tâches et à ce que vous devez faire pour les accomplir efficacement. Il est également important de s'assurer que lorsque vous planifiez votre journée, il n'y a rien sur votre agenda qui pourrait interférer avec un autre engagement plus tard dans la journée ou la semaine (par exemple, des obligations familiales).

• Gardez la trace des choses que vous avez accomplies jusqu'à présent dans la journée ! Faites une To do list inversée, une Did List, sur laquelle nous ne noterez que les tâches terminées. Rappelez-vous : c'est normal de ne pas terminer quelque chose si cela n'a pas trop d'importance, que ce soit fait demain matin... ou cet après-midi... ou n'importe quand dans les 24 heures. Encore faut-il que vous sachiez déterminer vos priorités

• Il est conseillé de ne pas prévoir plus de 3 grands objectifs par semaine et 3 tâches importantes dans la journée. C’est une autre façon de rester concentré sur l’essentiel et le plus important. Efforcez-vous à réaliser ces tâches importantes avant de passer aux suivantes, secondaires pour l’avancée de vos projets. 

Vous pouvez rendre vos journées plus productives en apprenant à mieux gérer votre temps

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Vous pouvez rendre vos journées plus productives en apprenant à mieux gérer votre temps 👉🏾

Vous pouvez rendre vos journées plus productives en apprenant à mieux gérer votre temps. La première fois que j'ai lu ce texte, je n'ai pu m'empêcher de penser à ma propre vie. Vous avez peut-être la même expérience si vous êtes comme moi, qui a tendance à être distraite par trop de choses à la fois et à perdre du temps sur l'ordinateur.

Il est important de faire des pauses , car cela permet à votre cerveau de se reposer et de trouver de nouvelles idées plus tard dans votre journée. Cela vous permet également de garder votre énergie tout au long de la journée, de sorte qu'à l'heure du coucher, vous n'aurez pas l'impression que dormir est une tâche impossible !

Lorsque vous établissez un agenda pour le lendemain, veillez à ne pas vous surcharger de tâches qui pourraient facilement être déléguées ou reportées à une date ultérieure si nécessaire - il s'agit de tâches de " remplissage " qui n'apportent rien d'utile à la réalisation de votre projet ou de votre objectif.

J’espère que mes conseils vont vous aider à gagner quelques heures de plus dans votre journée ! Pour aller plus loin, vous trouverez dans cet article 5 autres astuces pour trouver l’équilibre vie privée et vie professionnelle.